Ufficio Protocollo

PROCEDURE DI INVIO ATTI AL PROTOCOLLO IN FORMATO ELETTRONICO.

 

L’indirizzo di posta elettronica a cui inviare i documenti è: comune.bagnolo.cn@legalmail.it.

Tale casella riceve posta sia certificata che ordinaria.

L’invio di atti al protocollo in formato elettronico è obbligatorio per le società, imprese, attività imprenditoriali e professionali, nonché per enti e associazioni di vario tipo. E’ invece facoltativo, sebbene auspicabile, l’invio in formato digitale di documenti provenienti dal singolo cittadino.

 

Modalità d’invio.

Si ricorda che l’OGGETTO della mail dovrebbe essere sinteticamente riportato e appropriato all’invio della mail, non è opportuno omettere di indicare l’oggetto o indicare ad esempio “scansione” “info” “invio file scan…”.

Si ricorda inoltre ai professionisti che inviano corrispondenza per conto dei propri clienti di indicare nell’oggetto della mail il nominativo del titolare della pratica, ciò al fine di permettere un’agevole futura ricerca.

Per ogni pratica/istanza è opportuno inviare una sola mail. Ad esempio un modulo compilato di 4 pagine non può essere inviato con 4 mail diverse, ma occorre allegare il tutto in una singola mail. Alla mail dovrà essere associato un documento principale (domanda, istanza, ecc…) eventualmente corredato dai relativi allegati.

Attenzione: la PEC non deve essere utilizzata per la trasmissione di comunicazioni non ufficiali (per esempio, materiale pubblicitario, messaggi di prova, ecc…) la ditta interessata potrà preventivamente contattare telefonicamente l’ufficio interessato per comunicazioni tramite mail ordinarie. Le mail pubblicitarie non verranno protocollate. Sarà invece protocollata la richiesta d’iscrizione nell’albo fornitori o inviti a partecipare a procedure di affidamento forniture.

Per i file allegati occorre un formato stabile, completo, leggibile, non modificabile, privo di codici eseguibili; sia per la chiarezza del documento che per la dimensione del file stesso, si auspica l’utilizzo del formato pdf o p7m.  Si richiede inoltre la Vostra collaborazione a limitare l’uso di link dei siti di trasferimento dati solo per file di elevata grandezza, non altrimenti inviabili. La mail accetta comunque altri formati oltre a quelli precedentemente specificati.

Nel testo della mail, specie per le risposte a richieste di quest’Ente, si prega specificare l’ufficio interessato alla corrispondenza.

La mail d’inoltro deve essere identificabile – identificata. Pertanto, la mail PEC può essere utilizzata dall’intestatario senza inviare documenti d’identità ma nel corpo della mail è opportuno indicare l’indirizzo fisico completo per una corretta attribuzione dell’anagrafica nel database comunale.

Qualora si inoltrino mail per conto terzi occorre inviare delega/procura alla trasmissione con allegata copia di un documento d’identità del delegante.

L’utilizzo della mail normale (ad esempio. Gmail, Tiscali, Libero, ecc.)  è possibile, ma occorre allegare un documento d’identità del soggetto inviante ed inoltre l’indirizzo mail eventualmente indicato nel modulo inviato deve corrispondere all’indirizzo mail utilizzato per la spedizione.

L’ufficio protocollo è a disposizione per ulteriori chiarimenti contattando il numero telefonico 0175391121 interno 4.

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